Algemene organisatie van het bedrijf
Vaak is de zaakvoerder “druk” aan het werk. Van ’s morgens tot ’s avonds loopt men en werkt men MAAR men heeft geen zicht meer op het werkelijk reilen en zeilen van het bedrijf.
Zijn we goed bezig? Waar willen we naartoe? Zitten de juiste mensen op de juiste plaats ? enz.. zijn belangrijke vragen om bij stil te staan.
Organisatie van de administratie
Het vele werken brengt meestal mee dat de administratie niet op niet voldoende volgt. Facturen worden niet op tijd gemaakt. Uitgevoerde werken en verbruikte materialen worden niet goed bijgehouden. Liquiditeiten zijn niet voldoende aanwezig omdat de facturen niet tijdig worden gemaakt. Aankoopfacturen worden te laat betaald omdat er niet voldoende centen op de rekening komen…
Het is belangrijk dat naast het werk ook de administratie kan terugvallen op een goede, vast structuur zodat de dagdagelijke werking van het bedrijf niet in het gedrang komt.
Organisatie van de diverse afdelingen
Heeft iedere afdeling van het bedrijf zijn vaste structuur? Werkt iedereen volgens het principe van het bedrijf? Weet elke afdeling wat er van hen verwacht wordt ?
Vaak is het zo dat verschillende afdelingen elk hun eigen ding doen en niet gezamenlijk aan het werk zijn om het vooropgestelde objectief op de juist manier te bereiken. Alle neuzen in dezelfde richting zetten is belangrijk voor de lange termijnwerking van het bedrijf.
Communicatie tussen de afdelingen
Afdelingen mogen niet als eilanden, los van elkaar werken. Men moet perfect weten waar iedereen mee bezig is. Verkoop moet weten waar ontwikkeling mee bezig is, administratie en support moet weten welke verkoopsacties er lopen …
Vaak wordt dit aspect over het hoofd gezien;
Een goede communicatie opzetten tussen de diverse afdelingen van een bedrijf zorgt voor een dynamiek, een goede spirit en vooral een goed imago van het bedrijf naar de buitenwereld toe.
Rapporteringen
Het is belangrijk om juist te weten wat iedereen aan het doen is. Hoe en wanneer is men aan het werk. Zijn er afspraken gemaakt omtrent die werking en worden die nagekomen ?
Het opzetten van een vlot en soepel rapporteringssysteem zorgt ervoor dat je als zaakvoerder vlug en efficiënt kan zien hoe men werkt en welke resultaten er geboekt worden.
Dit is zeer belangrijk om tijdig te kunnen bijsturen indien nodig.